2021-04-07

【英文E-mail】3個你一定要精通商用Email寫作的原因

聽說vs.讀寫
英語是各行各業通往國際的一把鑰匙。
小至個人、中至組織、大到國家發展——我毋須贅言英語的重要地位。
在這篇文章中,我想提出一項似是而非的重要學習觀:
聽說英語versus讀寫英語——誰輕?誰重?

讀寫的重要性
語言學習的自然順序是:
先聽得懂,然後說得出來,再能讀東西——最後才會寫文章。
所以,寫作是人與人溝通上最深度、最艱難、也代表著最高層次的境界。

想想看:人類生活在地球上遠遠不止五千年,
卻一直到有某民族能夠將其日常生活紀錄動手「書寫」下來後——即便是圖象形狀類別,
所謂的「文明歷史」才算正式萌芽。

另一個活生生的例子是:
社會中,只會聽說卻不擅讀寫者,普遍會
被冠上歧視性稱呼:文盲。由此可見:
讀寫雙力,絕對是菁英知識份子不可或缺的進階溝通工具。

學英語刻板印象
儘管如此,在英語學習這件事上,
不少本地的「成年」學習者
往往會把其資源、精力和焦慮感,投射在聽“說”領域上,
進而大大輕忽了書信寫作力的重要性。
如此心態適用在一般外語使用者身上。
畢竟,像在生活會話和旅遊英語等輕鬆的社交層面上,
自然是以聽說——尤指短會話往來為主體。
可對於在私企業界任職的白領工作者,
以及跟研究型學者類別相關的職場人而言,
固守此想法的話可就大錯特錯了。

為什麼你一定要精通商用Email?
原因1:使用頻率高

只要人還是處在大華人(兩岸三地)區謀職
暫沒被外派到不使用中文的海外市場時,
多數上班族得以英文做「讀寫溝通」的工作項目佔比,
遠比其用英語做「聽說往來」的場合高出不少。
道理很簡單。

首先,既然是在華人區任職,
即便是在外資的台灣/香港/中國分公司中,
自己身邊同事群體的組成,絕對是以能說華語者為大宗
既然彼此都會說中文,在平日的相處中,
便極少會有人刻意以全英語交談的場景出現。
要知道:真實的職場不比學校,
若明明會說華語卻刻意在社交上秀英語,
免不了會遭人冠上愛現、討人厭等惡評,
淪落成為孤鳥一只。
原因2:直接影響工作效率

再者,當中國經濟實力已呈勢不可擋之際,
就算辦公室裡有一些被外派或志願來到華人區就業的
外籍人士——但完全不懂一丁點中文者,已變得不多。
這些外籍職場人,也許在聽說華語上有一定的程度,
卻鮮少能夠流暢地讀寫中文——因為對非日韓籍的外國人來說,
想認識和寫作“彷彿是古象形文字導向的中文字體”,
是一道過不去的檻。
因此,在華人區工作的外籍同僚,實際上多半仍會以英文進行讀寫溝通。
當然,英語聽說力並非不重要。我是在強調:
有志精進商英力的本地上班族,在投資英語文學習的排列組合上,
必須得同時加強聽說和讀寫雙重領域。
前者在華人區辦公環境中的使用頻率其實不那麼高,
卻可能次次帶來「見光死」的嚴重後果。

至於閱讀英文文件報告與撰寫回覆英文電郵等項目,
即便不像是聽說英語,只有一次性表現機會的壓力,
卻會直接影響到上班的工作「效率」——尤其反映在工時長度和下班時間。
原因3:商業書信與升遷密不可分

我曾受聘指導一名某外銀台灣分公司副總在商英書信上的寫作力。
我詢問對方:以其職銜和資歷,不是該聘請外籍教師進行一對一特訓嗎?
他回答:在聽說部分,他其實早就私下投資跟外師以一對一方式學習多年,
所以在開會簡報等場合中的用字遣詞,他都尚稱足以應付自如。
但在外商體系任職多年,當時正面臨跟來自韓國、印度等同樣是外籍的經理人,
爭取亞太區副總高位一職的他,
必須正視在該企業,甚至是整個產業升遷上的潛規則:
愈想在偌大的跨國組織中往上爬,英文書信力其實愈顯關鍵。

他說:實際上,當要提拔一名外籍高管時,
跨國企業的管理階層除了會看重候選人各自的專業績效、領導力等特質外,
英語的溝通方面,倒不會強求非母語出身的優秀經理人,也得講出一口英美式英語,
但卻格外看重其可以寫出「一手讓人分辨出不出國籍的專業級商英書信」。
換句話說,即便是在跨國企業中, 非母語系員工在口說英語程度上的不完美——當然基礎的流利度還是必要的,
比方說帶有東方獨特腔、修辭不夠漂亮等弱點等,
跟寫不出流暢優美的電郵書信和相關報告相比,其實是比較能讓人接受的。

了解到優異的商英電郵和書信寫作,對實際的商業環境和個人升遷表現上攸關重要後,
對自己前景有充分期許的年輕白領工作者,一定得在這方面上下足功夫囉!
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